Cómo evitar distracciones y optimizar el tiempo en la oficina

14 Mar 2016

Concentrar las llamadas permite no interrumpir continuamente

el trabajo

 

Mantener la concentración durante toda la jornada laboral es uno de los objetivos que todo empleado se fija antes de entrar en la oficina. Sin embargo, ser productivo no resulta sencillo, ya que las interrupciones y distracciones son constantes. No obstante, hay una gran variedad de hábitos que pueden ponerse en marcha para mejorar el rendimiento laboral.

 

La organización del tiempo es un requisito fundamental. Las tareas que implican mayor dedicación o cuya realización urja más prisa deben programarse por la mañana, ya que es el momento del día en el que se es más provechoso. Del mismo modo, se recomienda destinar las horas en las que se está más cansado a trabajos monótonos como organizar documentos o carpetas, ordenar la mesa de trabajo, fijar reuniones, etc.

 

Con respecto a la lectura del correo electrónico, hay posturas controvertidas. Aunque es cierto que en la mayoría de los oficios resulta muy complicado no estar pendiente del email constantemente, también es verdad que el hecho de leerlo a primera hora de la jornada puede sumergirnos en una espiral de la que no es fácil salir, ya que a medida que se respondan unos, llegarán a nuestra bandeja de entrada otros nuevos. De ahí que los expertos aconsejen echarle un vistazo, pero no detenerse mucho, salvo en aquellos mensajes que sean urgentes y realmente requieran atención.

 

Según un estudio elaborado por la compañía especializada en equipamiento de espacios de trabajo Steelcase, cada persona pierde una media de 86 minutos al día por distracciones e interrupciones en su labor. Además, según el mismo informe, los empleados son cortados cada tres minutos y tardan 23 en volver a concentrarse en la tarea que estaban realizando antes de que se produjese la distracción.

 

Aglutinar las llamadas

 

En la mayoría de las ocasiones, sabemos de antemano las llamadas que debemos realizar, por lo que lo más recomendable es concentrarlas todas en el mismo tramo del día para evitar interrupciones, y en aquellos casos en los que se reciban muchas llamadas incesantenemente se puede optar por pedir a recepción o a tus compañeros que no pasen llamadas durante un rato.

 

Asimismo, almorzar lejos del lugar en el que habitualmente se trabaja o tomar descansos breves pero frecuentes entre una tarea y otra puede ayudarnos a desconectar y retomar la labor con

más energía.

 

Cuando la jornada laboral esté llegando a su fin conviene revisar la agenda del día siguiente, preparar el material que se necesitará, así como acondicionar el puesto de trabajo. Así, lograremos tener la mesa despejada y limpia para empezar de nuevo el trabajo el

día siguiente.

 

Por otro lado, el avance tecnológico ha llegado a todos los ámbitos y ya existen aplicaciones que desarrollan soluciones para lograr que el trabajo sea lo más productivo y satisfactorio posible.

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